Release Notes

Mit den Freigabe-Workflows für Produkte im Warenkorb können Administrator*innen den Freigabeprozess flexibel anpassen. Damit können unternehmensspezifische Prozesse und Anforderungen innerhalb der Plattform abgebildet und an individuelle Arbeitsweisen angepasst werden. Der Workflow-Prozess wurde mit dem Release 17.11 erweitert und die Menüs "Vertreter" und "Abwesenheit" können nun optional aktiviert bzw. deaktiviert werden, um die Übersicht weiter zu verbessern und gezieltere Anpassungen im Portal vornehmen zu können.

Mit Version 17.10 können sämtliche Datenexporte, wie bspw. Bestellreports oder Userdaten, nun automatisiert erstellt und entweder per E-Mail oder an einen SFTP-Server gesendet werden. Dadurch entfällt das manuelle Erstellen und Versenden von Exportdateien. Verschiedene Prozesse, wie z. B. gebündelte Bestellübermittlungen an einen Lieferanten, können ab sofort automatisiert und effizient abgebildet werden. Für den Versand von E-Mails muss die System-E-Mail „Export-automatisierung“ aktiviert und angepasst werden. Der Download-Link in der E-Mail ist auch ohne Login erreichbar. Für eine sichere Übertragung wird der SFTP-Versand empfohlen.

Ab sofort kann sowohl übergeordnet am Budget als auch mandantenspezifisch festgelegt werden, ob die Bestellung der Produkte auf das zugehörige Budget beschränkt ist oder auch über eine eigene Kostenstelle abgewickelt werden darf. Sobald ein Mandant mit einem Budget verknüpft wird, übernimmt er zunächst die Standardeinstellung des Budgets. Danach kann individuell pro Mandant eingestellt werden, ob Bestellungen auf das Budget beschränkt bleiben oder eine eigene Kostenstelle genutzt werden kann. Diese Erweiterung ermöglicht eine noch flexiblere und effizientere Budgetverwaltung und bietet maximale Kontrolle über die Budgetnutzung der Mandanten.

Mit der Version 17.9 haben Administrator*innen nun die Möglichkeit, einzelne Elemente, wie z. B. Hintergrundebenen, im Layout-Editor zu sperren, indem sie das Schloss-Symbol aktivieren. Dies verhindert unbeabsichtigte Änderungen, da gesperrte Elemente weder verschoben noch in der Größe verändert werden können. Außerdem ist es nun möglich, direkt aus Projekt-Setups eine Kopie des Dokuments unter „Dokumente“ abzuspeichern. Diese Neuerung spart Zeit und erleichtert die Organisation von Vorlagen, da Dokumente aus Projekt-Setups schnell kopiert und in anderen Vorlagen verwendet werden können.

Ab sofort können Bundles direkt im Produkt-Editor zu Produkten hinzugefügt werden. Administrator*innen haben beim Anlegen oder Bearbeiten eines Produkts die Möglichkeit, im Reiter „Verwendet von Bundle“ die passenden Bundles auszuwählen. Diese Neuerung bietet mehr Flexibilität in der Verwaltung. Zudem werden Bundles nun separat von Produkten aufgelistet, was die Übersichtlichkeit und Navigation erheblich verbessert.

Mit Release 17.9 wurde das Reporting von Bestellungen deutlich optimiert. Administrator*innen können nun präzise festlegen, welche Daten im Bestellreport enthalten sind und in welcher Reihenfolge diese ausgespielt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, den Report nach bestimmten Zeiträumen, Preisen, Produkten und Lieferanten zu filtern. So lassen sich maßgeschneiderte Bestellreports generieren und für gezielte Analysen einsetzen.

Mit der Version 17.7 wurden Optimierungen innerhalb des Portals vorgenommen, um die Bedienung zu vereinfachen. Die Produktdetailseite wurde optisch überarbeitet, um einen schnelleren Überblick über die Bestellmengen zu erhalten. Bei der Mengenauswahl kann nun über einen Mengenpicker die gewünschte Anzahl von Produkten ausgewählt werden. Wenn die maximale oder minimale Menge erreicht ist, wird dies durch Ausgrauen angezeigt. Eine Meldung informiert über die maximal verfügbare Menge, falls die ausgewählte Menge den Lagerbestand überschreitet. Auf diese Weise kann direkt die optimale Bestellmenge eingegeben werden

Ab sofort gibt es eine neue Funktion im Warenkorb, die die Verwaltung der Bestellungen erleichtert. Mit dem Bulk-Modus können mehrere Artikel gleichzeitig bearbeitet werden. Über Checkboxen können die gewünschten Produkte ausgewählt und entweder aus dem Warenkorb gelöscht oder in die Merkliste verschoben werden. Diese Funktion verbessert die
Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit des Warenkorbs, sodass gewünschte Optionen schneller durchgeführt werden können.

Im Portal wurde die Budgetverwaltung optimiert, um die Bestellung von Produkten über verschiedene Budgets noch einfacher zu gestalten. Auf der Produktdetailseite wird nun angezeigt, über welches Budget ein Produkt bestellt werden kann. Im Warenkorb kann das Budget für jedes Produkt individuell angepasst werden. Zusätzlich gibt es eine neue Ansicht, die den Warenkorb nach Budgets gruppiert und so einen klaren Überblick über die Budgetverteilung gibt. Diese Verbesserungen erleichtern die Verwaltung der Bestellungen und tragen zu einer effizienteren Nutzung der Budgets bei.

Ab sofort können Anwender*innen schnell und einfach einer Organisationsgruppe zugeordnet werden, wodurch sie automatisch Zugriff auf alle zugehörigen Mandanten erhalten. Beim Login werden die direkt und über Gruppen zugeordneten Mandanten übersichtlich dargestellt. Dadurch können komplexe Unternehmensstrukturen abgebildet werden. Durch diese neue Funktion kann beispielsweise ein Bezirksleiter für Baden-Württemberg, der regulär in Stuttgart arbeitet, durch die Gruppen-Zuordnung Zugriff auf alle Baden-Württemberg Standorte im Portal erhalten.

Für jeden Output lässt sich ab jetzt die Generierungstoleranz einstellen, wobei zwischen streng und tolerant ausgewählt werden kann. So können Administrator*innen entscheiden, ob Dokumente mit bspw. fehlenden Bildern oder Schriftarten trotzdem gerendert und an den Lieferanten übermittelt werden sollen. Bei strenger Generierungstoleranz werden Dateien mit fehlenden Elementen nicht erzeugt.

Mit Release 17.4 wurden die Freigabe-Workflows optimiert. Die neue Filter- und Sortierfunktion ermöglicht es, aktive Instanzen im Admin sowie offene Anträge im Portal nach Erstellungsdatum oder nach neuem und altem Status zu sortieren und zu filtern. Somit bekommen Administrator*innen und Anwender*innen direkt eine übersichtliche Darstellung mit allen aktuellen Instanzen und Anträgen.

Widgets können jetzt direkt auf Produktdetailseiten hinzugefügt werden. Im Backend steht dafür im Produkt-Editor ein neuer „Widgets“-Reiter zur Verfügung. Mithilfe des Baukastenprinzips können Administrator*innen verschiedene Elemente nutzen, um die Seite eines Produkts individuell anzupassen. So lassen sich produktspezifische Informationen, wie ein Ansprechpartner oder Verlinkungen zur (Hersteller-)Website, flexibel darstellen.

Im Portal wurde zur Performance-Steigerung und besseren Übersicht das Paging eingeführt. Anwender können nun die Anzahl der angezeigten Elemente selbst festlegen und zwischen 20, 50 und 100 Elementen wählen.

Der Seiten-Typ „Assetsammlungen“ wurde erweitert und optimiert. Administrator*innen können nun unter den Einstellungen einfacher Seiten für Assetsammlungen erstellen. Nur die ausgewählten Assetsammlungen werden angezeigt, und über den Suchen-Button lassen sie sich einzeln oder per Multi-Select hinzufügen. Die hinzugefügten Assetsammlungen sind durchsuchbar, schnell bearbeitbar, entfernbar und per Drag & Drop sortierbar.

Administrator*innen können jetzt festlegen, ob Produkte in einem Bundle als optionale Artikel angeboten werden. User haben somit die Freiheit, selbst zu entscheiden, ob sie ein bestimmtes Produkt im Bundle bestellen möchten oder nicht.

Ab sofort kann für alle Produkte eingestellt werden, welche Menge beim Aufrufen der Produktseite angezeigt werden soll. Diese kann beliebig hoch eingestellt und als Orientierung für den Besteller dienen.

Mit dem neuen Release wurden die Usability und das Design der Antragsdetail- und Aufgabenübersicht von Workflows optimiert, um eine übersichtlichere Darstellung des Verlaufs zu ermöglichen.

Mehrere Produkte können jetzt zu Bundles zusammengefasst werden, sodass Portaluser vorkonfigurierte Pakete schneller bestellen können. Dies erleichtert die Organisation von bspw. Filialeröffnungen, Mitarbeiterstarterpaketen und mehr. Bestehende Produkte lassen sich zu Bundles kombinieren und verschiedenen Lieferanten hinzufügen. Die Mengen der Artikel innerhalb eines Bundles können individuell festgelegt werden, und Administrator*innen können für diese Produkte individuelle Mengenstaffeln definieren.

Mit dem neuen Update wurde die Benutzerfreundlichkeit der Lagerverwaltung optimiert. Der Hauptmenüpunkt Portalverwaltung -> Lagerverwaltung wurde in zwei Reiter aufgeteilt. Im Reiter Lager können alle hinterlegten Lager angezeigt und gefiltert werden. Im neuen Reiter Lagerartikel wird direkt eine übersichtliche Liste aller im Lager befindlichen Artikel angezeigt. Dabei können die Artikel unter anderem nach Lager, kritischen Mengen und Ausverkauf gefiltert werden.

Um frühzeitig über kritische Lagermengen informiert zu werden, ist es ab sofort möglich, pro Lager einen oder mehrere Verantwortliche zu definieren. Diese erhalten bei Erreichen eines kritischen Lagerbestandes für ein Produkt täglich eine E-Mail mit einer Warnmeldung über den kritischen Lagerbestand. Dazu wurde eine neue System-E-Mail „Information über kritische Lagermengen“ eingeführt, die wie gewohnt unter Einstellungen -> System-Mails konfigurierbar ist.

Die KI-basierte Bildgenerierung ermöglicht es, Bilder mithilfe von KI zu erstellen, zu optimieren und zu variieren, z. B. für Kategoriebilder, Icons oder Produktbilder. Anwender können zwischen verschiedenen KI-Systemen wählen, die unterschiedliche Voreinstellungen bieten. Heruntergeladene Bilder stehen im Admin-Bereich unter Medien zur Verfügung.

Innerhalb des Asset-Managements haben Administrator*innen nun die Möglichkeit, Ansichten und Downloads von Assets zu tracken. Für jedes Asset steht ein eigener Statistik-Editor zur Verfügung, der sowohl eine Diagramm- als auch eine Listenansicht bietet. Die Listenansicht zeigt detailliert an, über welchen Anwender und Mandant auf das Asset zugegriffen wurde.

Für Downloadprodukte kann der Download nach der Bestellung zusätzlich zur Bestellhistorie auch in einer separaten E-Mail abgerufen werden. Dadurch kann der User die bestellten Downloadprodukte auch ohne Anmeldung im Portal herunterladen. Um diese Funktion zu nutzen, muss am User die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung aktiviert sein. Bei Bedarf lässt sich die zugehörige System-Mail anpassen.

Mit dem neuen Release lassen sich beliebig viele Assetsammlungen anlegen, die über ein vereinfachtes Auswahlverfahren innerhalb der Seite ein- und ausgeblendet werden können. Dadurch kann die Seitenstruktur von Digital Assets noch individueller gestaltet werden. Zudem besteht die Möglichkeit, direkt nach Assetsammlungen und deren Bezeichnungen zu suchen und diese aufzurufen. Optional kann die Suche durch einen Administrator deaktiviert werden.

Der User sieht jetzt im Warenkorb und in der Merkliste eindeutige Call-to-Action-Buttons, die auf noch offene Prozessschritte hinweisen (z. B. Freigabeanforderungen, nicht abgeschlossene Individualisierungen). Diese Buttons verlinken zur nächsten Handlungsempfehlung und helfen dem User, Prozesse schneller abzuschließen.

Wenn ein Produkt zehn oder mehr Elemente/Varianten hat, wird ab sofort automatisch ein Suchfeld innerhalb der Produktdetailseite angezeigt. Damit können die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten und Varianten durchsucht und schneller gefunden werden. Dieses Suchfeld erscheint auch auf der Budgetseite, der Multiadress- und Budgetauswahl im Checkout sowie auf individuellen Customer Checkout Seiten.

Dynamische Content-Pools erlauben die schnelle Verknüpfung ganzer Kategorien mit einem Template, wodurch Änderungen wie das Hinzufügen oder Entfernen von Bildern sofort auf den Content Pool und das Layout wirken. Relevante Informationen, wie die Anzahl passender Elemente und verknüpfter Kategorien, werden dabei angezeigt.

Mit dem Release 16.2 sind nun neben den bisherigen Icons auch individuelle eigene Bilder für jede Kategorie einsetzbar. Ziel ist es, das Portal noch weiter zu individualisieren und die Navigation und Übersichtlichkeit für die Nutzerinnen und Nutzer zu verbessern.

Der Administrator hat nun die Möglichkeit, zusätzliche Attribute auf der Produktdetailseite anzeigen zu lassen. Dank den neuen Attributen können noch mehr Informationen über die einzelnen Produkte dem Portalnutzer zur Verfügung gestellt und somit die Produktdarstellung individualisiert werden.